Was kostet Werbemittel-Fulfillment? Kosten & Beispiel

Was kostet Werbemittel-Fulfillment?
Kostenfaktoren und Beispielrechnung

Du möchtest Werbemittel, Druckprodukte oder komplette Aktionspakete zentral lagern und an Filialen, Handelspartner, Mitarbeitende oder Kunden versenden lassen? Dann stellt sich schnell die Frage: Was kostet Werbemittel-Fulfillment eigentlich?

Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Die Kosten hängen unter anderem davon ab, wie viele unterschiedliche Artikel eingelagert werden, wie häufig Bestellungen eingehen, wie aufwendig die Zusammenstellung ist und wohin die Sendungen verschickt werden.

Damit du die Kosten besser einschätzen kannst, zeigen wir dir, aus welchen Bausteinen sich ein Fulfillment-Angebot zusammensetzt und wie eine vereinfachte Beispielrechnung aussehen kann.

Kurz erklärt: Wie setzen sich die Fulfillment-Kosten zusammen?

Die Gesamtkosten bestehen meistens aus mehreren Bestandteilen:

• Einrichtung und Systemanbindung
• Warenannahme und Einlagerung
• laufende Lagerkosten
• Bestellabwicklung
• Kommissionierung beziehungsweise Pick & Pack
• Verpackungsmaterial
• Konfektionierung individueller Sets
• Versandkosten
• zusätzliche Leistungen wie Personalisierung, Retouren oder Reporting

Entscheidend ist deshalb nicht nur die Zahl der Pakete. Auch die Anzahl der Artikel, die durchschnittliche Bestellmenge und die Anforderungen an Verpackung und Versand beeinflussen den Preis.

1. Einrichtung und Systemanbindung

Zu Beginn eines Fulfillment-Projekts müssen Artikel, Bestände, Versandregeln und Empfängerstrukturen eingerichtet werden.

Je nach Projekt gehören dazu beispielsweise:

• Anlage der Artikelstammdaten
• Definition von Verpackungs- und Versandvorgaben
• Anbindung eines individuellen Werbemittelshops
• Anbindung eines Warenwirtschaftssystems
• Import von Filial-, Händler- oder Mitarbeiterdaten

Diese Leistungen werden häufig als einmalige Einrichtungskosten berechnet. Je klarer die Anforderungen zu Projektbeginn beschrieben sind, desto einfacher lässt sich der Aufwand kalkulieren.

2. Warenannahme und Einlagerung

Bei der Warenannahme werden die angelieferten Werbemittel kontrolliert, gezählt und im System erfasst. Anschließend werden sie einem festen Lagerplatz zugeordnet.

Die Kosten können sich nach Paletten, Kartons, Paketen oder einzelnen Artikeln richten. Zusätzlicher Aufwand entsteht beispielsweise dann, wenn Waren neu etikettiert, sortiert oder auf mehrere Lagerplätze verteilt werden müssen.

Sind Produktion und Fulfillment miteinander verbunden, können Druckprodukte direkt nach der Herstellung eingelagert oder für einen konkreten Auftrag weiterverarbeitet werden. Bei Kollin können vorhandene Werbemittel übernommen und neue Printprodukte auf Wunsch bedarfsgerecht produziert werden.

3. Laufende Lagerkosten

Die Lagerkosten hängen davon ab, wie viel Platz deine Werbemittel benötigen. Eine Palette mit großformatigen Displays beansprucht mehr Fläche als ein Lagerfach mit Flyern oder Visitenkarten.

Typische Berechnungsgrundlagen sind:

• Preis pro Palettenstellplatz und Monat
• Preis pro Fachboden oder Lagerbehälter
• Preis pro Kubikmeter
• Mindestlagergebühr
• zusätzliche Gebühren für Langzeitbestände

Nicht nur die Menge, sondern auch der Lagerumschlag ist wichtig. Werden große Mengen produziert, aber nur langsam abgerufen, entstehen über einen längeren Zeitraum Lagerkosten. Eine bedarfsgerechte Produktion kann deshalb wirtschaftlicher sein als eine sehr hohe Gesamtauflage.

4. Kommissionierung: Was kostet Pick & Pack?

Sobald eine Bestellung eingeht, werden die benötigten Artikel aus dem Lager entnommen und zusammengestellt. Dieser Vorgang wird als Kommissionierung oder Pick & Pack bezeichnet.

Viele Kalkulationen bestehen aus:

• einer Grundgebühr pro Auftrag
• einem Preis für den ersten Artikel
• einem Preis für jeden weiteren Artikel
• möglichen Zuschlägen für große oder empfindliche Produkte

Ein Paket mit einem Flyerbund ist schneller zusammengestellt als ein individuelles Filialpaket mit Plakaten, Aufklebern, Displays, Preisetiketten und einer Montageanleitung.

5. Konfektionierung und individuelle Aktionspakete

Nicht jede Filiale benötigt die gleichen Materialien. Große Standorte erhalten möglicherweise zusätzliche Schaufensterplakate, während kleinere Verkaufsstellen nur ein kompaktes Basispaket benötigen.

Beim Konfektionieren werden die Bestandteile nach einer festgelegten Packliste zusammengestellt. Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

• Filialgröße
• Region
• Sortiment
• Verkaufsfläche
• Aktionszeitraum
• Sprache
• Anzahl der benötigten Werbemittel

Auch das Beilegen von Anschreiben, Aufbauanleitungen, personalisierten Karten oder standortbezogenen Etiketten gehört zur Konfektionierung.

6. Verpackungs- und Versandkosten

Zum Fulfillment gehören außerdem Kartons, Versandtaschen, Füllmaterial, Etiketten und gegebenenfalls spezielle Verpackungslösungen.

Die Versandkosten richten sich insbesondere nach:

• Gewicht und Abmessungen
• nationalem oder internationalem Versand
• Paketdienst oder Spedition
• Standard- oder Expressversand
• Anzahl der Pakete pro Empfänger
• eventuell notwendiger Zollabwicklung

Eine sinnvolle Paketplanung kann Versandkosten reduzieren. Werden mehrere kleine Bestellungen gebündelt, muss nicht jeder einzelne Artikel separat verschickt werden.

Beispielrechnung für Werbemittel-Fulfillment

Die folgende Kalkulation zeigt ein vereinfachtes Beispiel für ein Unternehmen mit 30 verschiedenen Werbemitteln und 300 Sendungen pro Monat.

Wichtig: Die Werte sind frei gewählte Rechenbeispiele und stellen kein konkretes Angebot von Kollin dar. Die tatsächlichen Preise hängen von deinem Projekt, den Produkten und den Versandanforderungen ab.

In diesem Beispiel liegen die Fulfillment-Kosten bei rund 9,82 Euro pro Sendung. Nicht enthalten sind die Produktion der Werbemittel, einmalige Einrichtungskosten, Expresszuschläge, Retouren und die Mehrwertsteuer.

Die Rechnung zeigt außerdem: Der Versand ist häufig der größte Teil der Gesamtkosten. Ebenso wichtig sind Bestandsverwaltung, Zusammenstellung, Verpackung und die zuverlässige Abwicklung.

Welche Faktoren machen Fulfillment teurer?

Besonders kostenrelevant sind:

Viele unterschiedliche Artikel

Je mehr Artikelnummern verwaltet werden, desto größer sind der Aufwand für Lagerplätze, Bestandskontrolle und Nachbestellungen.

Kleine und häufige Bestellungen

Viele Einzelbestellungen verursachen mehr Bearbeitungs- und Versandaufwand als gebündelte Abrufe.

Individuelle Pakete

Wenn jede Filiale eine andere Zusammenstellung erhält, steigt der Aufwand für Kommissionierung, Kontrolle und Kennzeichnung.

Große oder empfindliche Werbemittel

Displays, Schilder und großformatige Druckprodukte benötigen häufig spezielle Kartons oder einen Versand per Spedition.

Kurzfristige Aktionen

Expressproduktion und Expressversand sind möglich, verursachen aber meist höhere Kosten als frühzeitig geplante Kampagnen.

Internationale Lieferungen

Bei internationalen Sendungen können zusätzliche Kosten für Dokumente, Zollabwicklung und länderspezifische Versandvorgaben entstehen.

Wie lassen sich die Fulfillment-Kosten reduzieren?

Bestände regelmäßig prüfen

Langsam drehende Artikel sollten nicht dauerhaft große Lagerflächen belegen. Ein übersichtliches Bestandsmanagement hilft dabei, Überbestände frühzeitig zu erkennen.

Print-on-Demand nutzen

Druckprodukte müssen nicht immer in sehr hohen Auflagen vorproduziert werden. Bei Print-on-Demand werden beispielsweise Visitenkarten, Plakate oder Flyer erst produziert, wenn sie tatsächlich bestellt werden. Das übernehmen wir gerne inhouse, so kannst du Lagerkosten, veraltete Bestände und die Entsorgung nicht mehr aktueller Materialien reduzieren.

Filialpakete standardisieren

Definierte Pakete für verschiedene Standorttypen vereinfachen die Kommissionierung. Denkbar sind beispielsweise ein S-, M- und L-Paket oder Pakete für Flagship-Stores, Standardfilialen und kleine Verkaufsstellen.

Bestellungen bündeln

Durch feste Bestell- oder Versandtage lassen sich mehrere Abrufe zu einer Lieferung zusammenfassen.

Freigegebene Artikel zentral bereitstellen

In einem individuellen Werbemittelshop sehen Filialen nur die Produkte, die für sie vorgesehen sind. Budgets, Mengenlimits und Freigaben können zentral gesteuert werden.

Nicht nur den Paketpreis vergleichen

Bei der Auswahl eines Fulfillment-Partners sollte nicht ausschließlich der günstigste Preis pro Paket betrachtet werden.

Entscheidend sind auch Fragen wie:

• Werden Bestände transparent dargestellt?
• Können Druckprodukte kurzfristig nachproduziert werden?
• Sind individuelle Filialpakete möglich?
• Gibt es eine Anbindung an bestehende Systeme?
• Wie wird mit Aktionsspitzen umgegangen?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner?
• Können nationale und internationale Empfänger beliefert werden?

Ein effizienter Prozess spart nicht nur Versandkosten, sondern vor allem Zeit im Marketing, Einkauf und in den einzelnen Filialen.